Whistleblowing

Neben einem funktionierenden internen Kontrollsystem sind (externe u. interne) Hinweise essenziell, um etwaige Fehler oder sonstige Mängel frühzeitig zu erkennen und somit die Sicherheit und positive Entwicklung des Unternehmens sicherzustellen.

Die Whistleblowingstelle dient daher dazu, Hinweise auf (vermutete)

• Gesetzesverstöße,
• Verstöße gegen regulatorische Bestimmungen
• sonstige Missstände

entgegenzunehmen (dieser Meldekanal dient nicht für "Standardfeedbacks", dafür gibt es die Ombudsstelle der HYPO NOE). Die Bearbeitung von Hinweisen erfolgt auf Basis und unter Beachtung der Bestimmungen des seit Februar 2023 gültigen HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG).

Das bedeutet insbesondere:

Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sind zur Inanspruchnahme der Verfahren und des Schutzes für die Hinweisgebung ab der Abgabe des Hinweises an eine interne oder externe Stelle berechtigt, wenn sie zum Zeitpunkt des Hinweises auf der Grundlage der tatsächlichen Umstände und der ihnen verfügbaren Informationen hinreichende Gründe dafür annehmen können, dass die von ihnen gegebenen Hinweise wahr sind und in den Geltungsbereich dieses Bundesgesetzes fallen. Informationen über die Meldung sowie die gemeldeten Personen werden vertraulich in Einklang mit der Datenschutz–Grundverordnung (DSGVO) behandelt, sofern nicht eine Offenlegung nach dem nationalen Recht im Rahmen weiterer Untersuchungen oder anschließender Gerichtsverfahren erforderlich ist. Darüber hinaus gelten die Bestimmungen des § 8 HSchG (Datenschutz). Eine Weiterleitung klassifizierter Informationen ist nur zum Zweck einer anders nicht zu erreichenden Weiterverfolgung des Hinweises und nur an Stellen und Behörden zulässig, die zur Einhaltung der Schutzstandards qualifiziert sind.

Eingehende Hinweise sind zu dokumentieren, der Eingang schriftlicher Hinweise ist - wenn immer möglich und zulässig (keine anderslautende Weisung des Hinweisgebers) - unverzüglich, spätestens jedoch nach sieben Kalendertagen schriftlich an die von der Hinweisgeberin oder dem Hinweisgeber genannte Postanschrift, E-Mail- oder sonstige elektronische Adresse oder ein eingerichtetes Hinweisgebersystem zu bestätigen. Bei der Behandlung von Hinweisen wird unparteilich und unvoreingenommen vorgegangen. Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Maßnahmen, die in Vergeltung eines berechtigten Hinweises erfolgt sind, sind rechtsunwirksam. Hinweisgeber haben Zugang zu Verfahrenshilfe in Straf- oder Zivilverfahren, sofern sie nach den Bestimmungen der StPO oder der Zivilprozessordnung Anspruch auf Verfahrenshilfe haben. Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, die im Sinne des § 6 Abs 1 HSchG schutzwürdig sind und Personen in ihrem Umkreis (§ 2 Abs 3 Z 2 HSchG), haften nicht für tatsächliche oder rechtliche Folgen eines berechtigten Hinweises.

Die Meldung kann unter Namensnennung, aber auch anonym abgegeben werden. Sollte Letzteres gewünscht sein, ist nur das "Meldefeld" auszufüllen (Rückmeldungen an den Hinweisgeber sind bei einer anonymen Einmeldung allerdings nicht möglich).

Anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber haben Anspruch auf Schutz nach den Bestimmungen des 4. Hauptstücks

• Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen,
• Befreiung von Haftung u. Geheimhaltungsverpflichtungen
• Information, Beratung u. Verfahrenshilfe
• Glaubhaftmachung

wenn als Folge ihres anonym gegebenen Hinweises ihre Identität ohne ihr Zutun anderen bekannt wird...